Kennen Sie das?

Unternehmen beschäftigen sich mit sich selbst.

Die typischen und immer gleichen Themen. Finden Sie sich hier wieder?

Immer wieder dieselben Daten eingeben müssen, die in anderen Systemen bereits verfügbar wären.

Durch Papier (veraltete Vorlagen, Medienbrüche, Tippfehler, Verlust …) entstehen im formulargebundene Prozesse an vielen Stellen Kosten.

Rechnungen werden sehr spät erstellt, weil ausgefüllte Formulare (Durchschläge) noch unterwegs sind.

Ihre Mitarbeitenden verwalten sich selbst. Sie beschäftigen sich mehr mit dem Formular, als mit den eigentlichen Tätigkeiten.

Formulare werden oft falsch ausgefüllt und es muss nachgearbeitet werden (Kosten).

Mit antiquiertem Durchschlagpapier zum Kunden gehen? Oft ist der zweite oder dritte Bogen nicht einmal mehr lesbar. Einscannen ist so gut wie unmöglich.

Gleichzeitig sind Ihre Mitarbeitenden mit mobilen Endgeräten ausgestattet, können sie jedoch nicht im Sinne des Unternehmens nutzen.

Ihre Prozesse verschlingen Ressourcen. Papier wird unnötig in großen Mengen verbraucht. Denken Sie über nachhaltige Unternehmens­prozesse nach.

Sicherheit bei der Unterschrift sowie Sicherheit bei der Dokumentenverwaltung. In vielen Situationen ist Vorsicht geboten. Kommen Sie Ihrer Sorgfaltspflicht nach?

DIGIT:Pro kann Ihnen helfen und verbessert das Formularerlebnis schlagartig. Erfahren Sie mehr über die Funktionen.

Das Ende der Zettelwirtschaft


Planung / Entwurf

Das Papierformular ist auf ein bestimmtes Format beschränkt, meist eine DIN A4 Seite. Mehrseitige Formulare mit Durchschlägen sind in der Handhabung schwierig. Oft sind die Schrift und die Felder klein, nicht ergonomisch und unübersichtlich.

Das elektronische Formular hat keine Seitenbeschränkung. Übersichtliches und ergonomisches Design ist möglich. Die Schriftgröße ist praktisch frei wählbar.


Druck

Papierformular
Druck, Logistig und Handling sind mit Kosten verbunden.

Elektronisches Formular


Verteilung

Papierformulare werden manuell verteilt. Bei neuen Formularen muss man sichergehen, dass alte Versionen eingezogen und vernichtet werden.

Elektronische Formulare werden den Mitarbeitenden automatisch zur Verfügung gestellt. Neue Versionen können auf Knopfdruck verteilt werden, alte Versionen werden deaktiviert.


Nachträgliche Änderung

Papierformulare können nachträglich nicht geändert werden. Eine Designänderung ist gleichbedeutend mit Neudruck und Neuverteilung des Formulars.

Elektronische Formulare können nachträglich geändert werden. Neue Formularversionen stehen nach einem Test auf Knopfdruck jedem Mitarbeiter zur Verfügung.


Dateneingabe

Papierformulare müssen manuell ausgefüllt werden. Es ist keine sofortige Plausibilitätsprüfung der Eingaben möglich. Bei falsch ausgefüllten Feldern muss ein neues Formular ausgefüllt werden.

Felder in elektronischen Formularen können vorbefüllt sein oder der Feldinhalt kann aus einer Liste ausgewählt werden und es können Pflichtfelder definiert werden. Bereits während der Eingabe kann eine Plausibilitätsprüfung erfolgen. Fehlereingaben können gelöscht bzw. korrigiert werden. Zusätzlich können Standort, Fotos, Videos und Sprachnotizen erfasst werden.


Bestätigung / Unterschrift

Papierformulare haben Unterschriftfelder für Kunden und Mitarbeitende

Elektronische Formulare haben Unterschriftfelder für Kunden und Mitarbeitende


Ablage / Weiterverarbeitung

Papierformulare
Das Original bleibt beim Kunden, ein Durchschlag beim Mitarbeiter. Den zweiten Durchschlag gibt der Mitarbeiter im Büro ab. Hier kommt es oft zu Zeitverzögerungen, vor allem, weil Außendienst­mitarbeitende oft nicht täglich im Büro anwesend sind. Im Backoffice werden die Formulare erfasst, Daten manuell in andere Programme (z. B. Abrechnung) übernommen, der Durchschlag oft noch zusätzlich eingescannt.

Elektronische Formulare
Sobald Internetverbindung besteht, wird das Formular an den Server gesendet und von dort aus unverzüglich automatisiert weiterverarbeitet. Das Formular wird automatisch als PDF an den Kunden und an den Innendienst gesendet. Erfasste Daten können auf Wunsch an andere Programme übertragen werden. Das PDF wird automatisch und unverzüglich abgelegt. Die weitere Verarbeitung (z. B. Rechnungslegung) kann verzögerungsfrei beginnen. Unterschriftfelder für Kunde und Mitarbeitende werden zusätzlich mit einem Zertifikat elektronisch signiert.


Aus dieser Gegenüberstellung ist klar erkennbar, dass ein Arbeiten mit DIGIT:Pro nicht nur den bisherigen Prozess deutlich effizienter macht, sondern eine Vielzahl weiterer Möglichkeiten schafft. Die einfache Handhabung verbessert die Servicequalität und damit die Zufriedenheit.

Vorteile digitaler Formulare

Das spricht für DIGIT:Pro
  • Sie arbeiten weiterhin mit Ihren bereits bekannten und bewährten Formularen – jedoch digital
  • Beschleunigung der Prozesse
  • Einsparungen im Bereich Druckkosten, Scankosten, Arbeitszeitkosten (Scannen, manuelle Datenerfassung, händisches Zusammenstellen von Unterlagen)
  • Minimierung von Übertragungsfehlern
  • Hohe Mitarbeiterzufriedenheit aufgrund einfachen Handlings
  • Steigerung der Servicequalität und damit der Kundenzufriedenheit